Omschrijvingen Bestuursfuncties

[English follows Dutch]

Het bestuur der BeeVee bestaat uit zeven leden, verdeeld over zes verschillende functies. Hieronder zijn de algemene taken van het bestuur en de functies beschreven. In het huishoudelijk reglement staan de taken van het bestuur verder uitgelijnd.

Algemene taken

Er zijn een aantal algemene taken die niet specifiek zijn voor een van de bestuursfuncties, maar voor elk bestuurslid gelden. Het bestuur vergadert in principe elke twee weken om op de hoogte gesteld te worden van de volbrachte taken en lopende zaken te bespreken.

Elke werkdag tussen 12:45 uur en 13:15 uur wordt de bestuurskamer (HG00.150) opengesteld tijdens een kamerdienst waar minstens één bestuurslid aanwezig is.

Hiernaast is het bestuur verantwoordelijk voor het organiseren van algemene ledenvergaderingen waarin de leden op de hoogte worden gesteld van lopende zaken en de kans krijgen om eigen punten aan te dragen.

De verplichtingen van het bestuur staan vastgelegd in artikel 15 van het huishoudelijk reglement.

Voorzitter

De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen.

Tijdens de bestuursvergaderingen zorgt de voorzitter ervoor dat de vergadering gestructureerd verloopt, er goede conclusies getrokken worden en de taken evenredig verdeeld worden. Het is belangrijk dat er rekening gehouden wordt met de bestuurstaken die al bij andere bestuursleden liggen. De voorzitter houdt het overzicht van wat er gedurende het jaar moet gebeuren en is eindverantwoordelijke in de uitvoering daarvan.

Daarnaast leidt de voorzitter de algemene ledenvergadering. Hier zorgt de voorzitter ervoor dat deze de mening van het bestuur representeert, maar ook dat deze open staat voor de mening en input van de leden. De voorzitter geeft iedereen de kans om te spreken en zorgt ook hier dat er goede conclusies getrokken worden. Voorafgaand aan de algemene ledenvergaderingen zorgt de voorzitter dat alle stukken volledig en in orde zijn en bereid deze zich samen met het bestuur voor op kritische vragen die vanuit de algemene ledenvergadering kunnen komen.

Om te weten wat er in de vereniging speelt onderhoud de voorzitter natuurlijk nauw contact met de functionarissen interne betrekkingen, maar langsgaan op activiteiten kan geen kwaad. De voorzitter der BeeVee wordt gezien als het gezicht van BeeVee en moet dus zichtbaar zijn.

Verder is de voorzitter ook contactpersoon van BeeVee voor koepelvereniging Olympus, de Alumnicommissie (Ac) en het faculteitsbestuur. Met deze instanties onderhoudt de voorzitter dus regelmatig contact.

Secretaris

De secretaris heeft een hoop belangrijke taken voor het bestuur en de vereniging. De secretaris houdt de ledenadministratie bij: als mensen lid worden, worden hun gegevens verzameld en worden ze in de online ledenadministratie ingevoerd. Alle leden krijgen bovendien een door de secretaris gemaakt BeeVee-pasje waarmee ze altijd en overal kunnen aantonen lid van BeeVee te zijn.

De secretaris is ook verantwoordelijk voor alle post die bij BeeVee binnenkomt. Deze haalt alle papieren post regelmatig op bij de postkamer en bekijkt deze of speelt het door naar een van de andere bestuursleden. Ook alle digitale post die binnenkomt wordt door de secretaris doorgespeeld naar de andere bestuursleden. Zo bepaalt de secretaris dus welke inkomende mail nuttig is voor het bestuur. Dit bespaart de overige bestuursleden een hele hoop spam.

Een andere grote taak die de secretaris op zich neemt is het notuleren van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen.

Om alle leden te informeren over ontwikkelingen of activiteiten van BeeVee, schrijft de secretaris iedere week een nieuwsbrief en houdt deze de facebookpagina van BeeVee bij. Bovendien verzendt de secretaris de MOTjEs naar de geabonneerde personen.

Verder onderhoud de secretaris het contact met broertjes (de andere bètastudieverenigingen in Nijmegen) en zusjes (de andere biologiestudieverenigingen in Nederland)!

Penningmeester

De penningmeester regelt alle geldzaken rondom BeeVee. De penninmeester betaalt rekeningen, maakt begrotingen voor activiteiten en houdt in de gaten of de commissies niet te veel of juist te weinig geld uitgeven. Als er veel contant geld in de kassen zit, stort  de penningmeester bij de bank. Je maakt facturen en je houdt in de gaten dat subsidies en sponsoringen wel gestort worden. Verder houd de penningmeester alle geldstromen bij in een boekhoudprogramma zodat alle inkomsten en uitgaven op een rijtje staan.

Eén keer in de week heeft de penningmeester een declaratieuur. Dit is het moment waarop alle commissievoorzitters en commissiepenningmeesters langs kunnen komen om voorgeschoten bonnetjes te declareren en zo geld terug te vragen. Hiernaast heb heeft de penningmeester ook vaak contact met de commissievoorzitters en commissiepenningmeesters om nieuwe of grote uitgaven te bespreken. De penningmeester bepaalt of deze uitgaven gedaan mogen worden.

Verder heeft de penningmeester contact met het onderwijsinstituut Biowetenschappen om de subsidies voor het volgende kalenderjaar aan te vragen.

Twee keer per jaar maakt de penningmeester een overzicht van alle financiën. Dit financieel (half)jaarverslag wordt dan gepresenteerd op een algemene ledenvergadering.

Functionaris onderwijs en studiematerialen

De functionaris onderwijs en studiematerialen (fos) regelt alles wat te maken heeft met de boekenverkoop. De fos biedt BeeVee-leden (en niet-leden) de mogelijkheid om studieboeken te bestellen. De fos zoekt uit welke boeken de studenten nodig hebben en onderhoudt contact met de boekenleverancier. Ook regelt de fos de practicummaterialen voor de eerstejaars. Hiervoor houdt de fos contact met bedrijven en zorgt deze ervoor dat de studenten zo voordelig mogelijk aan hun materialen komen.

Verder zorgt de fos ervoor dat deze op de hoogte is van alles wat er binnen de opleiding en de faculteit speelt op het gebied van onderwijs. Hiervoor word de fos lid van het Actief Biologen Overleg (ABO), indien mogelijk de Opleidingscommissie Biowetenschappen (OLC) en onderhoud deze contact met de facultaire studentenraad (FSR). De fos gaat ongeveer een keer per maand naar de pre-OLC vergaderingen (een vergadering die de studentleden van de OLC organiseren voor elke OLC vergadering om hun punten te bespreken). Ook kan de fos ervoor kiezen om naar het faculteitsbreed overleg te gaan, een overleg tussen alle OLC’s van de faculteit dat om de zes weken wordt georganiseerd. De foshoudt bovendien in de gaten of het contact tussen ABO en de OLC goed verloopt. Ook gaat de fos maandelijks naar vergaderingen van het Landelijk Overleg Biologiestudenten (LOBS), waar studenten van alle biologieopleidingen in Nederland bij elkaar komen en informatie en tips uitwisselen over onderwijsgerelateerde zaken. De fos houdt niet alleen het bestuur op de hoogte van ontwikkelingen in het onderwijs, maar speelt deze informatie ook door naar de leden. Het bijhouden van de studiepagina op de website behoort ook tot de taken van de fos.

Functionaris externe betrekkingen

De taken van de functionaris externe betrekkingen (feb) zijn uitdagend. De feb zoekt sponsoring voor de vereniging, leidt sponsoring voor commissies in goede banen en is verantwoordelijk voor de merchandise die door BeeVee wordt aangeboden.

De feb legt op verschillende manieren contact tussen bedrijven. Dit kan door ze aan te schrijven, te mailen, te bellen of persoonlijk langs te gaan. Om de kans op succes zo groot mogelijk te maken zullen erg veel bedrijven benaderd moeten worden. Vervolgens is het natuurlijk de kunst om deze bedrijven ervan te overtuigen van het nut van samenwerking met BeeVee. Bedrijven kunnen zich op veel manieren profileren bij onze leden. Bijvoorbeeld door te adverteren in de door BeeVee uitgegeven media, maar ook door lezingen te geven of ruimte voor activiteiten ter beschikking te stellen. Het is ook aan de feb om hier nieuwe creatieve ideeën voor te bedenken. Dit alles betekent dat de feb actief en gemotiveerd moet zijn. Wel is het zo dat de feb altijd de hulp in kan schakelen van de mede-bestuursleden als bedrijven gecontacteerd moeten worden.

Daarnaast is de feb ook verantwoordelijk voor het onderhouden van de contacten met het biologencafé waar iedere donderdag de biologenavond gehouden wordt. Ook onderhoud de feb contact met andere studieverenigingen in Nijmegen middels het Samenwerkingsoverleg Faculteitsverenigingen (SOFv).

Functionaris interne betrekkingen

In verband met het grote aantal commissies dat BeeVee telt, zitten er in het bestuur der BeeVee twee functionarissen interne betrekkingen (fibs) gezocht. Middels de IB-vergaderingen onderhouden deze het contact met de vaste activiteiten commissies (VACs) en eventuele ad-hoccommissies. De fibs zullen deze vergaderingen afwisselend voorzitten en notuleren. Ze houden bij wat de commissies allemaal doen en zorgen dat er geen overlap is in activiteiten. Ook zorgen de fibs ervoor dat er niet teveel activiteiten in korte tijd plaatsvinden. In deze functie ben staan de fibs er niet alleen voor de begeleiding van commissies, maar ook als schakel tussen het bestuur en de commissieleden. Op deze manier kunnen bestuurszaken met IB besproken worden en krijgen commissies de gelegenheid hun mening te delen met het bestuur.

Buiten de bovenstaande taken verzorgen de fibs het jaarlijkse bestuursweekend, het actief ledenfeest (ALF), het ereledenleest (ELF), de cadeautjes voor de oud-voorzitters en de bedankjes voor de gestopte commissieleden. Verder gaan de fibs natuurlijk naar zoveel mogelijk activiteiten, zodat er een goed beeld gevormd wordt van hoe alles loopt en waar de leden in geïnteresseerd zijn.

__________________________________________________________________________________

= English =

The board of BeeVee consists of seven members, divided over six functions. On this page the generals duties of the board and the duties of each function are described. The exact duties of each function are further described in the house rules.

General tasks

There are several general tasks which are not specifically assigned to one of the board functions, but rather apply to every board member. The board has a meeting every other week to discuss the ongoings of the association and share their progress. 

Every workday from 12:45 to 13:15 at least one board member will be present in the board room (HG00.150) to answer any question you might have.

Furthermore the board is responsible for organising the general meeting of members (GMM) where the members are informed on the ongoings of the association and have the opportunity share their own points of discussion.

The exact obligations of the board are recorded in article 15 of the house rules.

Chairman

The chairman leads the board meetings and the general meeting members.

It is the chairman's task to make sure that board meetings are structured, discussions are productive, good conclusions are drawn and tasks are divided proportionally. It is of importance that all ongoing tasks are accounted when appointing new ones. It is also the chairman's task to have an overview over all the things happening in the association and the chairman is ultimately responsible for those things.

The chairman also leads the general meeting of members (GMM), which is normally held twice per year. The chairman has to make sure the colletive opinion of the board is well represented but also that the opinion and input of each member is taken into consideration. The chairman has to give everybody a chance to speak and has to draw clear conclusions from the discussions. In advance of the GMM the chairman has to make sure all the pieces are written and has to prepare for any questions which might me asked by the GMM. 

To know what is happening in the association at all times the chairman has close contact with all other board members. The chairman also tries to attend a lot of activities because he or she is, after all, the face of the association.

Furthermore the chairman is the contact for the umbrella association Olympus and the Alumnicommittee (Ac)

Secretary

The secretary has a lot of important duties within the associations and its board. The secretary maintains the member administration: when someone becomes a member their personal information is gathered in a secure online member administration. The secretary also makes membership passes which members can use as prove of their membership of BeeVee.

The secretary is also responsible for all the mail BeeVee receives, both digitally and in paper. He or she collects all mail from the mail room and distributes it to the other board members. All e-mails are also distributed by the secretary among all other board members. By doing this the secretary is in control of all incoming mail which saves the rest of the board a lot of spam.

The secretary is also responsible for minuting every board meeting and general meeting of members.

To inform every member of about the ongoings of the association the secretary writes a weekly news letter and maintains the Facebook page of BeeVee. Futhermore the secretary sends the association magazine (MOTjE) to all subscribed people. 

Another important task of the secretary is maintaining contact with all of BeeVee's brothers (other beta study associations in Nijmegen) and sisters (other biology study associations in the Netherlands).

Treasurer

The treasurer is in control of all things concerning money.The treasurer pays bills, makes the budget and monitors the expenses and incomes of the committees. If there is too mich cash money present the treasurer goes to the bank to deposit. The treasurer makes invoices and makes sure that subsidies and sponsorship money are deposited. The treasurer keeps track of all the money coming in and going out in an accounting programme. 

Once a week the treasurer has an invoice hour. During this hour committee chairmen and committee treasurers can come by and invoice any advances they have made. The treasurer has a lot of contact with committee chairmen and committee treasurers to discuss new or big expenditures and the chairman ultimately decides on these matters. 

Furthermore the chairman contacts the educational insitute for Biosciences apply for subsidies for following calender year.

Twice per year the treasurer makes an overview of all finances of the association. These reprots are presented during the general meeting of members. 

Functionary of education and study materials

The funcionary of education and study materials (fos) is responsible for everything concerning the sale of study books and study materials. The fos gives BeeVee members (and not members) the possibility to order study books. To do this the fos has to figure out which books the students need and maintains contact with the book supplier. The fos also supplies study materials. For this the fos maintains contact with companies and makes sure that students get their study materials at the best price.

The fos also has to make sure he or she is aware of all things which are happening in the education and the faculty. This is why the fos joins the active biologists consultation (ABO) and if possible the educational committee (OLC) and also maintains contact with the faculty student council (FSR). The fos attends pre-OLC meetings every month (during this meeting student members of the OLC discuss points which they want discuss during the OLC meetings). The fos can also decide to attend the faculty wide consultation. This is a consultation between all educational committees of the faculty which is held every six weeks. The fos also makes sure that the contact between ABO and the OLC goes well. Furthermore the fos attends the monthly meetings of the national committee for biology students (LOBS), where biology students from all across the country gather to exchange infromation regarding education. The fos does not only inform the board of all her findings but informs all members. Maintaining the study page of the website is also one of the duties of the fos.

Functionary of external affairs

The functionary of external affairs (feb) tries to find sponsorship deals for the association, directs sponsorship for committees and is responsible for the merchandise sold by BeeVee. These tasks can be quite challenging.

The feb contacs companies in several ways. For example by writing, mailing, calling or by visiting in person. To ensure succes a lot of companies have to be approached. For a company to want to collaborate the feb has to convince the company of the benefits this collaboration can have for them. Companies can benefit from a collaboration with BeeVee in several ways. They can advertise in several media provided by BeeVee such as the association magazine, Facebook or the weekly news letter. It is also possible for companies to give lectures or to organize trips to their company. Furthermore there are a lot of creative ideas the feb can implenent him- or herself. This means the feb has to stay active and motivated. When the goings get rough the rest of the board will always be there to help the feb wherever possible.

The feb is also responsible for maintaining contact with the biologist bar where the biologist's night is held every Thursday evening. The feb also maintains contact with other study associations in Nijmegen during the cooperation consultation for faculty associations (SOFv)

Functionary of internal affairs

BeeVee has a lot of committees and because of this the board has two functionaries of internal affairs (fibs). During the internal affair (IB) meetings the fibs maintain contact with the chairmen of the committees of BeeVee. The fibs will alternately chair and take minutes of the meeting. The aim of these meetings is to have an overview of all activities being organised and to make sure that there is no overlap between these activities. It is also the task of the fibs to make that the right amount of activities are organised. The final goal of these meetings is that the fibs are the link between the board and the committees of BeeVee. This makes sure that information between the two parties can be exchanged.

The fibs also organise the annual board weekend, the active member party (ALF), the honorary member party (ELF), and but presents for ex-committee-charirmen and committee member who have quit. The fibs try to attend as many activities as possible to get an overview of how activities are liked and what members are interested in.