Fields marked with an asterisk (*) are mandatory.
Statement of personal information / Verklaring Persoonsgegevens [Nederlands volgt Engels]
Study association BeeVee has made this document to clarify what the personal information that BeeVee collects is being used for. The association is aware that this is confidential information and the
association will use this information in a responsible way to guarantee your privacy. When you become
a Friend of BeeVee, you must agree to the terms stated in this document. If you do not agree with these terms, you will not be able to become a Friend of BeeVee. Personal information can always be examined via the secretary. Changes in personal information can also be forwarded to the secretary. The board of BeeVee will be the only ones that can access personal information, unless indicated otherwise in this document. In addition, you can always file a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) if you believe that BeeVee has acted incorrectly while processing your personal information.
Collection and processing of personal information:
BeeVee collects and processes the following personal information for the following purposes:
The first- and last name are collected to distinguish between different kinds of Friends of BeeVee.
The date of birth is registered to maintain a list of minors, on which under-age Friends of BeeVee are listed to be able to keep minors from drinking alcohol.
A passport photo is used to create a BeeVee-pass for Friends of BeeVee. This photo can also be used for the list of minors mentioned above.
The mail address is registered to keep in touch with Friends of BeeVee. This includes, among others, the weekly newsletter, the MOTjE, invitations for events, updates from the board and other cases in which quick communication with the Friend of BeeVee is desirable.
During activities of BeeVee, and Beevee-related activities, photo and video material is collected to provide members with a recap of said activities. This material is predominantly collected and processed by the photo and film committee of BeeVee. Photos are published on the website, behind a login, and solely available to members of the association. Photos can also be used for the newsletter, social media and the Almanak. Friends of BeeVee can be allowed to view photos on the website after putting out a request to the board. When you do not want your picture taken you can inform the photographer. If the picture has already been placed on the website of BeeVee or on social media it is possible to report it via a mail address specified on the website of BeeVee and the picture will be removed. It is possible for ex-members to request pictures when they are visible on the picture themselves.
Videos are published on YouTube and are solely accessible to people in possession of the link to these videos. These links are published on the website of BeeVee, in the newsletter, in the private Facebookgroups of BeeVee and in private Facebookgroups of committees. They can also be shared with BeeVee-related private Facebookgroups.
The kind of Friend of BeeVee is registered to be able to distinguish between different types of Friends of BeeVee. This helps to optimise the promotion towards parents, students of other studies, alumni and external Friends of BeeVee. In the case of students from other studies, the study is also registered.
The address (street, house number, postal code and town) of Friends of BeeVee are collected te be able to reach Friends of BeeVee.
The telephone number of Friends of BeeVee are registered to contact Friends of BeeVee who are for whatever reason unreachable via e-mail or regular mail.
Medical data of Friends of BeeVee (for example allergies or use of certain medicines) can be collected during activities. Think of activities where the organising committee serves dinner beforehand and needs to know if Friends of BeeVee are allergic to certain substances. Friends of BeeVee will be asked to declare these data via e-mail or on a registration form. Within one week after the activity has ended these data will be deleted.
Storage of personal information:
The aforementioned personal information will be stored on the secured servers of BeeVee or those of a third party. The information will be stored until a year after the membership ends, so that Friends of BeeVee can be approached to renew their membership. Exceptions on these storage periods are mentioned above.
Changes to the privacy statement:
This privacy statement can be changed with permission of the general meeting of members of BeeVee. You will be notified via e-mail when this privacy statement undergoes any alterations. The permission to collect and process your personal information can be withdrawn at all times, with the exception of information that are covered by artistic of literary freedom (this includes, among other things, photos and videos on the internet or in the Almanak).
____________________________________________________________________________
= Nederlands =
Studievereniging BeeVee heeft dit document opgesteld om duidelijk te maken waar de gegevens die BeeVee verzamelt voor gebruikt worden. De vereniging is zich ervan bewust dat dit vertrouwelijke informatie is en we zullen deze gegevens dan ook op een verantwoordelijke manier verwerken om jouw privacy te beschermen. Wanneer je Vriend wordt van BeeVee, ga je akkoord met de privacyvoorwaarden zoals ze in dit document benoemd worden. Wanneer je niet akkoord gaat met deze voorwaarden kun je dus geen vriend van BeeVee worden. Persoonsgegevens kunnen altijd ingezien worden bij de secretaris, ook kan bij de secretaris het wijzigen van persoonsgegevens doorgegeven worden. Het bestuur van BeeVee zal als enige bij de persoonsgegevens kunnen, tenzij anders in dit document beschreven. Daarnaast kun je altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer je van mening bent dat BeeVee onjuist gehandeld heeft bij het verwerken van jouw persoonsgegevens.
Verzamelen en verwerken van de persoonsgegevens:
BeeVee verzamelt en verwerkt de volgende persoonsgegevens met de volgende doeleinden:
De voor- en achternaam worden bijgehouden om een goed onderscheid te kunnen maken tussen verschillende vrienden van BeeVee.
De geboortedatum wordt bijgehouden om een minderjarigenlijst bij te houden waar vrienden van BeeVee die nog geen 18 jaar zijn op worden vermeld en zo te voldoen aan de wettelijke verplichting om geen alcohol te schenken onder de 18 jaar.
Een pasfoto van de vriend van BeeVee kan worden gebruikt om een BeeVee-pas voor de Vriend van BeeVee te maken. Daarnaast kan deze pasfoto gebruikt worden voor het opstellen van de hierboven genoemde minderjarigenlijst.
Het e-mailadres wordt geregistreerd om contact te kunnen onderhouden met de vriend van BeeVee. Hieronder valt het versturen van onder andere de nieuwsbrief, het MOTjE, uitnodigingen voor activiteiten, updates vanuit het bestuur en andere zaken waarbij op een snelle manier contact met de vriend van BeeVee gezocht moet worden.
Op activiteiten van BeeVee of aan BeeVee gerelateerde activiteiten wordt foto- en videomateriaal geproduceerd om leden een terugblik te kunnen bieden van de desbetreffende activiteiten. Dit materiaal wordt voornamelijk gemaakt en verwerkt door de foto- en filmcommissie van BeeVee. Foto’s worden gepubliceerd achter een login op de website van BeeVee en zijn enkel toegankelijk voor leden van de vereniging. Daarnaast kunnen foto’s gepubliceerd worden in de nieuwsbrief, op Sociale media en in de Almanak. Vrienden van BeeVee kunnen op aanvraag bij het bestuur foto’s op de site bekijken. Wanneer je als vriend van BeeVee niet op een (bepaalde) foto wil staan, kun je dit aangeven bij de fotograaf. Mocht de foto al gepubliceerd zijn op de website van BeeVee of op sociale media, dan kan via een op de site gespecificeerd mailadres gevraagd worden om de foto te verwijderen en zal de foto verwijderd worden. Foto’s kunnen opgevraagd worden door ex-leden wanneer zij zelf op deze foto’s staan.
Video’s worden gepubliceerd op YouTube en zijn enkel toegankelijk voor personen die over de link naar deze video’s beschikken. Deze links worden gepubliceerd op de BeeVee-website, in de nieuwsbrief, op besloten facebookgroepen van BeeVee en besloten facebookgroepen van commissies van BeeVee. Daarnaast kunnen deze links gedeeld worden met aan BeeVee-gerelateerde besloten facebookgroepen.
Het type vriend van BeeVee wordt geregistreerd om onderscheid te kunnen maken tussen verschillende soorten Vrienden van BeeVee. Dit om de promotie richting ouders, studenten van andere studies, alumni en externen te kunnen optimaliseren. Indien van toepassing (voor studenten van andere studies) wordt hierbij ook de studie geregistreerd.
De adresgegevens (straat, huisnummer, postcode en woonplaats) van de vriend van BeeVee worden geregistreerd om vrienden van BeeVee te kunnen bereiken.
Het telefoonnummer van de vriend van BeeVee wordt geregistreerd om vrienden die om wat voor reden dan ook niet via de mail of post te bereiken zijn toch te kunnen benaderen.
Medische gegevens van vrienden van BeeVee (zoals allergieën, medicijngebruik en dergelijke) kunnen verzameld worden bij bepaalde activiteiten. Hier kan onder andere gedacht worden aan activiteiten waarbij van tevoren door een commissie samen gegeten wordt en het belangrijk is te weten waar een vriend van BeeVee allergisch voor is. Hierbij zal de vriend van BeeVee gevraagd worden om deze gegevens via een e-mail/inschrijflijst te verstrekken aan de desbetreffende commissie. Binnen 1 week na het plaatsvinden van de activiteit worden deze gegevens verwijderd.
Bewaren van de persoonsgegevens:
Bovengenoemde persoonsgegevens worden bewaard op beveiligde servers van BeeVee of die van een derde partij. Gegevens van Vrienden van BeeVee worden een jaar na het verlopen van zijn van vriend van BeeVee verwijderd, opdat vrienden van BeeVee nog benaderd kunnen worden om nogmaals vriend van BeeVee te worden. Mogelijke uitzonderingen op genoemde bewaartermijnen worden hierboven beschreven.
Wijziging van de privacyverklaring:
Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden met instemming van de algemene ledenvergadering van BeeVee. Indien deze privacyverklaring gewijzigd wordt, wordt u hiervan via de mail op de hoogte gesteld. De toestemming voor het verwerken van uw gegevens kan te alle tijden worden ingetrokken, met uitzondering van gegevens die vallen onder artistieke of literaire vrijheid (onder meer publicatie van video’s en foto’s op internet of in de Almanak).
I agree with this / Ik ga hier mee akkoord * 
